Factuur maken met ons handige voorbeeld

Wanneer je als ondernemer diensten en producten levert, dan stuur je een factuur. Dit is misschien wel één van de leukste activiteiten voor een ondernemer om te doen.

Wat is een factuur

Een factuur is een ietwat officiëlere variant van een rekening. Er staat precies op beschreven welke goederen en diensten zijn geleverd en tegen welke prijs. Ondernemers leveren diensten en goederen vrijwel altijd op factuur met een bepaalde betalingstermijn. Facturen zijn onderdeel van je boekhouding en dienen dan ook zeven jaar bewaard te worden.

Wat moet er op een factuur staan?

De belastingdienst heeft bepaalde eisen waar een factuur aan moet voldoen voordat deze verzonden mag worden door ondernemers. Een factuur dient dan ook altijd het volgende te bevatten:

  • BTW nummer
    Vermeld altijd je BTW nummer op een factuur die je verzend. Zonder BTW nummer mag je geen facturen verzenden.
  • Naam & adresgegevens van jouw bedrijf
    Zo maak je aan de ontvangende partij duidelijk van wie de factuur komt. Je zet de juridische naam of handelsnaam op de factuur. Soms zet je ook het specifieke bedrijfsonderdeel op de factuur.
  • KvK-nummer
  • Factuurnummer
    Het factuurnummer dient een opvolgend nummer te zijn, op basis van het nummer van de vorige factuur. Veel bedrijven kiezen ervoor om het jaartal te verwerken in een factuurnummer. Het voordeel is dat facturen zo makkelijker terug te vinden zijn. Een factuurnummer op basis van jaartal ziet er als volgt uit: 20200001, 202000002, 20200003 etc.
  • De datum waarop de factuur is gemaakt
  • De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • Naam & adresgegevens van de klant
    Vermeld de correcte gegevens van de klant. Handelsnaam of juridische naam volstaat.
  • Omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
    Let erop dat je een heldere omschrijving geeft van de diensten of producten die je levert.
  • De hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
  • Het BTW tarief wat is berekend
    BTW berekenen met het correcte BTW tarief is van groot belang. Ga na of voor de producten en diensten die jij levert het 0, 9 of 21 procent tarief geldt.
  • Totale bedrag, exclusief BTW
  • Het BTW bedrag
    Simpelweg het totale bedrag vermenigvuldigd met het BTW tarief.
  • Het totale bedrag, inclusief BTW
    Dit is geen verplichting vanuit de belastingdienst. Het zorgt echter wel voor een stukje duidelijkheid. Je ziet immers in 1 oogopslag wat het te betalen bedrag is.

Deze elementen móeten op je factuur staan. Daarnaast kan je nog een aantal andere dingen toevoegen:

  • Incassodatum
    Incasseer je bij je klanten? Zet dan een incassodatum op je factuur, zodat klanten precies weten wanneer een bedrag wordt geïncasseerd.
  • IBAN
    Betalen klanten de factuur zelf? Dan is het wel

Hoe maak je een factuur?

De meest eenvoudige manier om een factuur te maken, is door gebruik te maken van facturatie software of een boekhoudprogramma. Persoonlijk ben ik groot fan van Moneybird. Maar je kunt bijvoorbeeld ook perfect facturen maken met e-boekhouden.nl. Deze pakketten stellen je in staat om eenvoudig facturen aan te maken en direct te verzenden vanuit het betreffende facturatie programma. Een koppeling met je bankrekeningnummer zorgt ervoor dat er in de gaten wordt gehouden wanneer een factuur precies is betaald. De facturen worden gemaakt op basis van een sjabloon waar je logo en bedrijfsgegevens aan toegevoegd kunnen worden. Producten en diensten toevoegen aan de factuur en je factuur is klaar voor verzending. Ik raad je sterk aan om een pakket als Moneybird te proberen. De kosten liggen op slechts 12 euro per maand voor het startpakket. Je maandelijkse facturatie scheelt op deze manier een enorme hoeveelheid tijd.

Factuur maken met Excel

Geen zin in de kosten die gepaard gaan met facturatie software of een boekhoudpakket? Je kunt natuurlijk je factuur helemaal zelf maken. Excel is uitermate geschikt voor het maken van facturen. Er zijn diverse sjablonen beschikbaar. Kies voor Bestand >Nieuw van sjabloon. Geen beschikking over Excel? Geen probleem! Met het gratis Google Spreadsheets maak je ook in een handomdraai een factuur. Google Spreadsheets heeft namelijk een uitgebreide template galerij waar je een prima factuur kunt maken. Bekijk het factuur voorbeeld hier.

Factuur voorbeeld

Klik op de onderstaande afbeelding om de factuur te vergroten.

Factuur voorbeeld

Aangepaste regels voor facturen

Natuurlijk zijn er uitzonderingen op de regel. Alle uitzonderingen die betrekking hebben of facturen lees je bij de Belastingdienst.

Geplaatst op |

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>